Microsoft Teams được sử dụng rộng rãi cho hoạt động giao tiếp trong tổ chức, hỗ trợ mọi thứ từ cộng tác dự án, chia sẻ tệp cho đến các cuộc trò chuyện hằng ngày. Vì vậy, dữ liệu được tạo ra trong Teams hiện đã trở nên rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh.

Teams bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, được thiết kế cho nhiều nhu cầu cộng tác, bao gồm các kênh nhóm công khai, các cuộc trò chuyện riêng tư 1:1 và trò chuyện nhóm.

Tuy nhiên, nhiều giải pháp sao lưu chủ yếu tập trung vào các kênh nhóm, trong khi các cuộc trò chuyện riêng tư thường không được hỗ trợ. Điều này không phải vì dữ liệu chat không quan trọng, mà vì việc sao lưu loại dữ liệu này đặt ra nhiều thách thức kỹ thuật đáng kể.

Sự phức tạp ẩn sau việc sao lưu chat 1:1 trong Teams

Mặc dù việc sao lưu các cuộc trò chuyện riêng tư thoạt nhìn có vẻ đơn giản, kiến trúc phía sau Microsoft Teams lại tạo ra nhiều độ phức tạp kỹ thuật, khiến nhiều giải pháp backup bị giới hạn khả năng hỗ trợ.

Kiến trúc lưu trữ phân mảnh

Các cuộc trò chuyện riêng tư được lưu trữ theo cách phân tán.

Mỗi cuộc trò chuyện được sao lưu riêng trong hộp thư Exchange cá nhân của từng người tham gia.

Việc khôi phục một cuộc trò chuyện hoàn chỉnh đòi hỏi phải thu thập dữ liệu từ nhiều hộp thư khác nhau và hợp nhất chúng thành một bản ghi duy nhất. Điều này làm tăng đáng kể độ phức tạp.

Độ phức tạp của sao lưu toàn vẹn nội dung — Full-Fidelity Backup

Một cuộc trò chuyện không chỉ bao gồm văn bản. Nó còn bao gồm định dạng như chữ in đậm, chữ gạch chân và các bảng được nhúng.

Để đảm bảo việc khôi phục chính xác, bản sao lưu cũng phải bảo toàn được những chi tiết này.

Việc sao lưu tệp đính kèm còn phức tạp hơn, vì Graph API chỉ trả về URL của tệp. Các URL này có thể trở nên không hợp lệ nếu tệp bị di chuyển hoặc bị xóa.

Điểm nghẽn hiệu năng

Các API của Microsoft có những giới hạn cố hữu trong việc theo dõi các thay đổi tăng dần.

Điều này có nghĩa là mỗi lần sao lưu đều phải truy xuất toàn bộ lịch sử tin nhắn nếu giải pháp backup không có một cơ chế hiệu quả.

Khi dữ liệu tăng lên, quá trình này làm chậm hiệu năng và tăng tải lên API.

Ngoài ra, các cuộc trò chuyện nhóm còn làm phức tạp thêm hiệu quả lưu trữ.

Vì group chat có nhiều người tham gia, việc sao lưu dữ liệu theo từng tài khoản có thể khiến cùng một nội dung bị lưu trữ lặp lại nhiều lần.

Số lượng người tham gia càng nhiều, dung lượng lưu trữ được sử dụng càng tăng.

ActiveProtect phá vỡ các giới hạn bằng thiết kế chuyên biệt

Thay vì né tránh những thách thức này, thiết bị sao lưu chuyên dụng của Synology — ActiveProtect — xử lý trực tiếp các vấn đề đó thông qua logic xử lý chuyên biệt, cho phép sao lưu Microsoft Teams một cách chính xác và hiệu quả.

Sao lưu toàn vẹn nội dung

ActiveProtect ghi nhận dữ liệu Microsoft Teams vượt ra ngoài nội dung tin nhắn văn bản, bao gồm thành viên trong cuộc trò chuyện, sticker và các liên kết OneDrive được nhúng, vốn vẫn có thể nhấp được ngay cả sau khi khôi phục.

Giải pháp này cũng bảo toàn định dạng tin nhắn như chữ in đậm, chữ gạch chân và các bảng được nhúng.

Đối với tệp đính kèm, thay vì chỉ dựa vào URL từ Graph API, ActiveProtect chủ động tải xuống các tệp và lưu chúng cùng với các tin nhắn liên quan.

Logic theo dõi thay đổi tùy chỉnh sẽ nhận diện các thay đổi của tệp đính kèm, đảm bảo phiên bản mới nhất được sao lưu.

Cách tiếp cận này loại bỏ tình trạng liên kết bị hỏng và đảm bảo rằng các cuộc trò chuyện có thể được khôi phục một cách đáng tin cậy.

Tối ưu hiệu năng ở quy mô lớn

Để xử lý việc API không thể theo dõi trực tiếp các thay đổi tăng dần, ActiveProtect phân tích phản hồi từ API để xác định dấu thời gian chỉnh sửa mới nhất của từng tin nhắn.

Dấu thời gian này sau đó được sử dụng làm mốc cơ sở cho chu kỳ sao lưu tăng dần tiếp theo, cho phép theo dõi thay đổi hiệu quả ngay cả khi API không hỗ trợ trực tiếp.

Trong kịch bản trò chuyện nhóm, tính năng deduplication — chống trùng lặp dữ liệu tích hợp giúp ngăn việc lưu trữ dữ liệu trùng lặp giữa nhiều người tham gia.

Ví dụ, trong một cuộc trò chuyện giữa người dùng A, B và C, hệ thống sẽ tải xuống cuộc trò chuyện một lần cho người dùng A.

Khi sao lưu dữ liệu cho người dùng B và C, hệ thống nhận diện rằng đó là cùng một nội dung và tái sử dụng bản backup hiện có thay vì tải xuống lại.

Nâng cao khả năng tìm kiếm và hiển thị khi khôi phục

ActiveProtect nâng cao khả năng truy cập và hiển thị dữ liệu, vượt ra ngoài việc khôi phục đơn thuần.

Giải pháp này hỗ trợ full-text search — tìm kiếm toàn văn trên tất cả các cuộc trò chuyện, cho phép người dùng nhanh chóng xác định các từ khóa cụ thể.

Tính năng lọc theo khoảng thời gian cho phép xác định và tải xuống hàng loạt các tin nhắn trong một giai đoạn nhất định, giúp quá trình rà soát trở nên hiệu quả hơn.

Trước khi khôi phục, ActiveProtect cung cấp bản xem trước tin nhắn theo ngữ cảnh, với khả năng hỗ trợ đầy đủ định dạng.

Người dùng sau đó có thể xem lại nội dung và xác minh độ chính xác trước khi tiếp tục, loại bỏ nhu cầu phải mở từng tin nhắn riêng lẻ.

Khi cần khôi phục, các tin nhắn được chọn hoặc toàn bộ cuộc trò chuyện có thể được xuất dưới dạng tệp HTML.

Điều này đặc biệt có giá trị trong các tình huống kiểm toán và eDiscovery — khám phá dữ liệu điện tử phục vụ pháp lý/điều tra.

Mỗi lần xuất dữ liệu đều bao gồm dấu thời gian tạo tệp, giúp truy vết rõ ràng thời điểm tệp được tạo.

Retry whitelist giúp cải thiện độ ổn định của quá trình backup

Cơ chế backup qua API của Microsoft hoạt động theo trình tự tuần tự, nghĩa là chỉ một lỗi ở một tin nhắn cũng có thể làm gián đoạn toàn bộ quá trình sao lưu.

Trong nhiều giải pháp, những lỗi như vậy sẽ khiến tác vụ backup kết thúc.

Để tăng độ ổn định và tỷ lệ hoàn tất, ActiveProtect sử dụng cơ chế retry whitelist — danh sách trắng thử lại, giúp cô lập các mục gặp lỗi mà không làm gián đoạn toàn bộ tác vụ backup.

Khi lỗi xảy ra, vấn đề sẽ được ghi log và hệ thống tiếp tục xử lý các tin nhắn còn lại.

Các mục bị ảnh hưởng sau đó sẽ được ưu tiên và thử lại trong chu kỳ backup tiếp theo.

Để giải quyết các thách thức của việc sao lưu Teams, ActiveProtect xử lý vấn đề từ mọi góc độ — từ thu thập dữ liệu, kiến trúc lưu trữ cho đến độ ổn định hệ thống.

Nhờ đó, các tổ chức có thể bảo vệ các cuộc trò chuyện 1:1 một cách an toàn, hiệu quả và toàn diện, với mô hình cấp phép tiết kiệm chi phí.

Nguồn:: 📝 TMĐT Bảo Minh Ân | 📸 Unsplash