Theo định luật Parkinson, một công việc được dàn trải sẽ mất nhiều thời gian hoàn thành hơn so với thời gian thực tế để hoàn thành nó. Do đó, chúng ta có xu hướng mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành hoặc tiếp tục trì hoãn và cuối cùng là hoàn thành nhiệm vụ ngay trước thời hạn. Để hiểu rõ hơn, The ÂN sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin cụ thể nhất về quy luật này. Cùng theo dõi bài viết ngay nhé!

1. Định luật Parkinson là gì?

Định luật parkinson là gì? Trong công việc, nhiều người sẽ thường nhắc tới quy luật này như một bí quyết. Định luật Parkinson chỉ ra rằng, khi bạn dành nhiều thời gian để hoàn thành một công việc thì công việc đó càng kéo dài và bị trì hoãn. Tuy nhiên, khi nhiệm vụ đó được phân bổ trong thời gian ngắn hơn thì công việc cũng sẽ được tiến hành nhanh chóng và dễ dàng hơn. Luật này có tác dụng khi bạn có nhiều deadline hoặc quản lý dự án.

Định luật Parkinson chỉ rõ khả năng hoàn thành công việc của một người trong khoảng thời gian quy định

Ví dụ, bạn có hai tuần để hoàn thành một đề xuất dự án, đây là khoảng thời gian khá dài. Tuy nhiên, vì thời hạn còn xa nên bạn mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, hoặc bạn trì hoãn và hoàn thành nó ngay trước thời hạn. Nói cách khác, nhiệm vụ này sẽ dàn trải và chiếm hết thời gian bạn có.

2. Cha đẻ định luật Parkinson

Quy luật parkinson được phát hiện bởi một nhà sử học người Anh – Cyril Parkinson sau khi ông dành một khoảng thời gian dài quan sát các nhân viên hành chính Anh Quốc trong giờ làm việc. Cyril Parkinson nhận ra việc mở rộng hệ thống và bộ máy sẽ làm hiệu quả của công việc giảm sút. Ngược lại, nếu nguồn nhân sự được thu hẹp và thời hạn hoàn thành công việc được rút ngắn, công việc sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.

Cyril Parkinson cho rằng thời hạn dành cho một công việc quá nhiều sẽ khiến hiệu suất của nhân sự giảm mạnh. Nguyên nhân xuất phát từ việc nhân viên đang giảm tốc độ làm việc để khớp với một lượng thời gian không cần thiết. Định luật Parkinson đã phản ánh rõ sự thực trạng của việc quan tâm đến số giờ cho mỗi nhiệm vụ thay vì chỉ để ý đến hiệu suất của người làm ở các tổ chức.

Nhờ tính đúng đắn và phổ biến, luật parkinson được sử dụng rất nhiều trong thực tế. Hiện nay, các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn đều tuân thủ quy luật này để điều hành nhân sự. Định luật Parkinson còn được dịch ra nhiều thứ tiếng khác nhau.

3. Vì sao luật Parkinson xuất hiện

Khi được giao thêm thời gian để thực hiện một nhiệm vụ của mình, hầu hết mọi người thường có xu hướng trì hoãn công việc và tận dụng toàn bộ khoảng thời gian đó (dù thực tế không cần thiết). Đa số mọi người thường quan tâm đến câu hỏi “Tôi có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc?” thay vì “Tôi cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc?”. Chính vì suy nghĩ đó, hầu hết mọi người thường có xu hướng kéo dài thời gian và hoàn thành công việc vào những “giây phút” cuối cùng của thời hạn.

Nguyên nhân chính dẫn đến hiện tượng này là sự trì hoãn. Điều này khiến mọi người lảng tránh công việc cho đến khi sắp hết thời hạn, dù bạn có thêm nhiều thời gian để hoàn thành đi chăng nữa. Bên cạnh đó, định luật cũng xuất phát từ việc bạn không biết cách quản lý thời gian. Vì vậy, bất kể khi được giao một công việc đơn giản hay phức tạp, bạn đều có thể dùng hết số lượng thời gian cho phép.

Tóm lại, luật Parkinson phản ánh việc con người không biết cách tiết kiệm thời gian, không biết tận dụng tối đa năng lực, khả năng tập trung, tư duy và sự sáng tạo khi thời gian hoàn thành công việc vẫn còn nhiều.

Luật Parkinson xuất hiện do con người có xu hướng trì hoãn công việc

4. Ví dụ cụ thể về định luật Parkinson

Định luật Parkinson có thể áp dụng với mọi lĩnh vực trong cuộc sống mỗi người. Sau đây là một vài ví dụ cụ thể về định luật Parkinson:

Luật Parkinson trong Marketing: Ví dụ, bạn là một giám đốc tiếp thị và đang nhận một quảng cáo mới. Bạn cần thu thập dữ liệu về khách hàng để chuẩn bị thuyết trình trong 1 tháng. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian này, bạn có những nhiệm vụ cấp bách khác phải hoàn thành nên bạn luôn trì hoãn công việc tiếp thị. Thời hạn chuẩn bị sắp hết và bạn sẽ giải quyết nó vào phút cuối cùng.

Trong một kịch bản khác, bạn không có việc nào khác xen giữa và hoàn thành bài thuyết trình sau hai tuần. Vì vậy, bạn vẫn còn thời gian và bạn tiếp tục chỉnh sửa nó cho đến khi kết thúc thời hạn. Do đó, công việc của bạn bị dàn trải để chiếm hết thời gian được phân bổ.

Giải pháp tối ưu là: Tất cả các thành viên trong nhóm tiếp thị có thể cùng nhau dự kiến thời gian thực hiện dự án thay vì đặt ra thời hạn tùy ý. Bằng cách tập trung vào thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hơn là thời hạn, bạn sẽ nâng cao được hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Luật Parkinson được sử dụng nhiều trong tiếp thị

Luật Parkinson trong ngành thiết kế lookbook: Một nhà thiết kế cần hoàn thành lookbook trong 2 tuần. Với niềm đam mê sáng tạo và mong muốn trau chuốt cho các dự án của mình đến từng chi tiết nhỏ nhất. Bạn luôn tìm ra điều gì đó để sữa chữa và cải thiện nó một cách hoàn mỹ. Do đó, công việc của bạn có xu hướng kéo dài đến phút cuối cùng.

Giải pháp tối ưu là: Bạn nên mời khách hàng tham gia sớm vào quá trình thiết kế để họ có thể đưa ra mong muốn và đóng góp ý kiến hoàn thiện sản phẩm. Điều này sẽ tránh trì hoãn việc hoàn thành thiết kế một cách không cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng cần thực hiện các buổi kiểm tra thường xuyên với khách hàng hoặc người quản lý để nhận được phản hồi của họ về tiến trình thực hiện nhằm xác định thời gian nên kết thúc dự án.

Định luật Parkinson và thời gian làm việc: Mỗi doanh nghiệp sẽ hoạt động theo mô hình 40 giờ làm việc một tuần. Theo mô hình này, tất cả mọi người đều có cùng một quỹ thời gian để hoàn thành công việc, bất kể nghề nghiệp của họ là gì. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, mỗi ngành nghề khác nhau sẽ cần những khoảng thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Nếu biết cách sử dụng luật parkinson, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn người khác với cùng một quỹ thời gian.

Giải pháp tối ưu là: Hãy xem xét áp dụng nguyên tắc Pareto. Theo đó, 80% kết quả đến từ 20% hành động. Để làm việc hiệu quả hơn, hãy tập trung hoàn thành công việc thay vì thời gian bạn dành cho nó.

5. Năm phương pháp áp dụng luật Parkinson

Để vượt qua tình trạng trì hoãn và áp dụng hiệu quả luật parkinson, bạn cần có những phương pháp cụ thể. Nhờ đó, hiệu suất làm việc của bạn và đội nhóm sẽ cải thiện, không còn bị lãng phí thời gian. Ngay bây giờ, bạn hãy cùng The ÂN tìm hiểu kỹ hơn về những nguyên tắc để áp dụng quy luật này nhé.

5.1 Lập kế hoạch chi tiết

Việc lập kế hoạch chi tiết cho mỗi công việc là rất quan trọng. Nhân viên sẽ ít trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn. Việc thiết lập một kế hoạch chi tiết có thể giúp họ quản lý tốt thời gian của mình. Đồng thời, bạn cũng sẽ đánh giá được thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ. Khi lên kế hoạch, bạn cần xác định những điều sau:

• Mục tiêu SMART của bạn là gì?
• Danh sách các nhiệm vụ và hành động mà bạn cần thực hiện
• Hoạch định thời gian thực hiện rõ ràng
• Những nguồn lực bạn cần để thực hiện công việc
• Xác định cụ thể những mốc thời gian mà bạn sẽ xem xét lại tiến trình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập một kế hoạch chiến lược với quy mô lớn cho các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong doanh nghiệp của mình. Kế hoạch sẽ là nguồn động lực thúc đẩy năng suất làm việc của bạn và đội nhóm.

Nhân viên khi có định hướng và kế hoạch cụ thể sẽ làm việc có năng suất hơn

5.2 Xác định thời gian cụ thể hoàn thành một công việc

Bước quan trọng để vượt qua quy luật Parkinson là xác định thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Bạn cần suy nghĩ xem bản thân và nhóm của bạn thực sự cần bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ và tự đặt thời hạn phù hợp riêng.

Để xác định chính xác cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ, bạn nên thực hiện theo các bước sau đây:

• Xác định các yêu cầu của dự án: Bạn cần xác định tất cả yêu cầu của mỗi dự án để xem xét khoảng thời gian bạn dành cho dự án đó. Để thực hiện việc. bạn hãy tạo một danh sách tổng thể các nhiệm vụ cũng như các hoạt động phụ của dự án.
• Ưu tiên các hoạt động và nhiệm vụ quan trọng: Khi đã thiết lập danh sách mọi yêu cầu của dự án, bạn hãy xếp hạng các hoạt động và nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên hoặc độ phức tạp. Đưa những công việc quan trọng và cần nhiều thời gian nhất lên đầu danh sách.
• Xem xét các bên liên quan cần tham gia: Nếu bạn cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp hỗ trợ cho các phần nhất định của dự án, hãy xác định rõ đó là ai và liên hệ nhờ giúp đỡ nhằm tránh mất thời gian sau này.
• Ước tính thời gian: Bạn cần ước tính rõ thời gian hoàn thành dựa vào khối lượng công việc cũng như năng suất cá nhân.

Khi giao một nhiệm vụ, quản lý nên giới hạn thời lượng cụ thể để hoàn thành

5.3 Ấn định khung thời gian giới hạn – Timeboxing

Timeboxing hay còn gọi là ấn định khung thời gian giới hạn. Với phương pháp này, bạn có thể đặt ra thời lượng nhất định cho mỗi công việc và thêm vào lịch trình mỗi ngày. Điều quan trọng là bạn cần thúc đẩy bản thân và đội nhóm làm đúng theo kế hoạch đã đề ra.

Bạn có thể đặt ra thời lượng nhất định cho mỗi công việc và thêm vào lịch trình mỗi ngày

5.4 Sử dụng phương pháp Pomodoro

Khi làm việc, nhân viên sẽ không tránh khỏi tình trạng bị trì trệ. Để vượt qua luật parkinson, bạn cần gợi ý cho cấp dưới một vài bí quyết. Pomodoro là một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả. Khi sử dụng phương pháp này, bạn sẽ đưa ra khoảng thời gian làm việc cường độ cao xen kẽ với khoảng nghỉ ngắn. Ví dụ, bạn sẽ làm việc tập trung trong vòng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút để tối ưu hóa sự tập trung trong quá trình làm việc.

Dưới đây là 5 bước thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả:

• Cập nhật danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo thứ tự quan trọng.
• Bắt đầu hẹn giờ 25 phút.
• Tập trung thực hiện nhiệm vụ trong khoảng thời gian quy định.
• Nghỉ giải lao 5 phút.
• Sau khi thực hiện xong 4 chu kỳ Pomodoro, hãy nghỉ ngơi trong vòng 15-30 phút.

Pomodoro là một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả

5.5 Ứng dụng các công cụ quản lý

Định luật Parkinson hoạt động dựa trên nhiều yếu tố. Trong quá trình làm việc, bạn nên sử dụng đa dạng các loại công cụ như Evernote, Trello hoặc Google Calendar. Sử dụng các công cụ quản lý sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả sắp xếp công việc hằng ngày, đặt ra giới hạn thời gian và hoạch định đúng thời gian cho các công việc ưu tiên. Hơn nữa, những công cụ này cũng sẽ giúp bạn xây dựng được danh sách các công việc cần làm và giữ cho những dự án của mình được đi đúng hướng.

Google Calendar là công cụ giúp bạn quản lý thời gian tốt

6. Lưu ý để áp dụng Định luật Parkinson thành công

Định luật Parkinson có thể đem lại rất nhiều hiệu quả về gia tăng năng suất và hiệu suất của nhân viên nếu được áp dụng một cách đúng đắn. Do đó, bạn cần nắm rõ những lưu ý để có thể áp dụng quy luật Parkinson thành công nhất:

• Đảm bảo sự tự chủ và tự quyết của bản thân: Định luật Parkinson sẽ phát huy tối đa giá trị của mình nếu được áp dụng đối với những nhân sự vốn sở hữu sự tự chủ và quyết đoán trong công việc. Nếu nhân viên của bạn, chẳng may, bị giao cho một deadline quá gấp rút và không có đủ thời gian để thực hiện công việc so với năng lực của mình, việc áp dụng quy luật Parkinson trong trường hợp này bị coi là thất bại.
• Thời hạn cho công việc cần phải được xem xét với tính chất công việc: Định luật Parkinson sẽ không đem lại hiệu quả khi nhân sự được giao cho một khoảng thời gian quá hạn chế, trong khi các công việc của họ lại tương đối phức tạp, liên quan mật thiết với nhau và cần có sự phối hợp từ nhiều bên liên quan. Do đó, bạn cần phải cân nhắc về tính chất của công việc nhân sự để phân bổ thời gian cho hợp lý.
• Xem xét về thực trạng của nhân sự để điều chỉnh Parkinson hợp lý: Ông Nguyễn A – Founder của SHĐ đã từng thất bại khi áp dụng định luật Parkinson tại tổ chức của mình. Lý do cho sự thất bại đến từ việc số lượng nhân sự có thể đáp ứng được cả mặt đảm bảo chất lượng công việc và yêu cầu hoàn thành trong thời gian ngắn thật sự rất hiếm. Vì không hiểu rõ được về thực trạng của nhân sự, SHĐ đã không thể áp dụng định luật Parkinson hiệu quả. Tuy vậy, việc áp dụng định luật Parkinson thất bại đối với nhân viên nào đó sẽ giúp cho quản lý có thể hiểu hơn về năng lực thật sự của nhân viên, từ đó có thể điều chỉnh về khối lượng công việc và thời gian hoàn thành một cách phù hợp nhất mà vẫn đảm bảo quy luật Parkinson.
• Sử dụng phương pháp KPI để hỗ trợ cho kế hoạch Parkinson: Để góp phần áp dụng hiệu quả định luật Parkinson, bạn có thể cân nhắc sử dụng phương pháp KPI. Việc áp dụng KPI cùng các hệ thống thưởng – phạt sẽ giúp nhân sự quyết tâm, thật sự tập trung để đạt được các chỉ tiêu cấp trên giao xuống trong khoảng thời gian càng sớm càng tốt, đồng thời đảm bảo quyền lợi của bản thân. Bên cạnh đó, ở vị trí quản lý, bạn cũng cần cân nhắc các khó khăn mà nhân viên đang hoặc có thể sẽ đối mặt để có thể điều phối công việc và thời gian một cách lý tưởng nhất.
• Luôn động viên và tạo động lực cho nhân sự: Lời cổ vũ của cấp trên là yếu tố quan trọng giúp nhân viên cảm thấy được kết nối và gia tăng mức độ tự tin. Để áp dụng định luật Parkinson hiệu quả hơn, bạn hãy cho nhân viên nhận thấy kết quả mà họ làm ra được chính là sự thành công của toàn bộ tổ chức. Từ đó, họ sẽ cảm thấy được truyền lửa và cố gắng hoàn thành các công việc của mình một cách hiệu quả nhất.

Việc thúc ép thời gian sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn

Định luật Parkinson được áp dụng rất nhiều ở công sở và trường học. Nếu biết cách áp dụng phương pháp hữu ích này thì bạn sẽ đưa ra được phương pháp quản lý tốt nhất dành cho nhân sự của mình. Đồng thời, giúp các bạn có thể quản trị tốt quỹ thời gian của bản thân. Từ đó, có thể nâng cao được hiệu suất cũng như hiệu quả làm việc của đội nhóm.

Nguồn:: Internet